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留学生怎么写邮件跟教授沟通

2016-08-09 15:10:31

1.主题(subject)

 

主题不能写得太空泛,要把你找教授的目的写清楚。最好注明你课程的代号,因为有些教授一学期可能教3、4门课,如果不注明的话,容易被混淆。

 

案例示范:

"PSYC100 Section XX: Question about data collection

for project" (√)

(课程编码,目的都清楚明了)

 

psychology(×)

(过于空泛,没有实质性的问题,教授可能会略过此邮件)

 

2. 名字称呼

 

美国老师都比较在意别人对他们的称呼,而且他们并不喜欢学生称呼他们为teacher,也不要以Mr. Mrs 称呼,这样会显得很rude。最好是用“Dear Professor + Last-name.” 如果导师是有PhD学位,那最好称呼他为Dear Dr. + Last-name.

 

3. 开头介绍

 

学校的邮箱一般以你的last name作为邮箱名,但不要以为这就可以省去在邮件中的自我介绍。在写邮件正文开头时,一定要介绍自己(名字,班号),同时也要注明你的来信目的。

 

4. 正文内容

 

在写正文的时候,不要转弯抹角地写一大堆修饰词,而是直奔主题,把问题直接地写下来,让人一目了然。

 

值得注意的是,不要通过邮件向教授询问成绩。根据美国FERPA (Family Educational Rights and Privacy Act)法律的规定,分数是属于隐私权的一部分。

 

教授是不能把成绩通过邮件告知(因为有可能被其他人看见,侵犯学生隐私权)。

 

5. 结尾敬语

 

写完正文后,在结尾的时候记得要加上你的名字。如果邮件是需要对方回复,最好写上Thank you, and I look forward to

hearing from you,以此来提醒对方回复。

 

在最后落款之后的正式礼节问候,一般用Sincerely; Best wishes; Best regards。其他的都不甚正式。

 

6. 添加附件

 

如需添加附件,一定要把附件的名字写清楚,同时要认真检查是否是这封附件。

 

7. 检查邮件

 

 

当内容全部写好后,要重新检查一遍,确保拼写和语法没失误。有很多教授很忌讳邮件中低级的拼写错误。

 

另外,有时候词汇或语法运用的不正确,也会导致整个句子的意思发生变化,引起不必要的误会。

 

8. 回复邮件

 

别以为邮件发出去就没事了,你要定时更新邮件。如果教授回信了,也要简单地回复Thank you以示礼貌。

 

写一封好邮件并非是一个容易的事情。作为与教授沟通的重要工具,留学的同学一定要掌握好这项本领,这样有利于解决学业上的问题。

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